La tenue et la consultation des registres du syndicat
Que doit contenir les registres du syndicat?
Qui peut consulter ces registres?
Est-ce que tous les documents doivent être accessibles?
Quelle est la conséquence du défaut de tenir les registres du syndicat?
Que doit contenir les registres du syndicat?
Le syndicat doit tenir des registres contenant :
- le nom et l’adresse postale de chaque copropriétaire et de chaque locataire ou occupant;
- d’autres renseignements personnels concernant un copropriétaire ou un autre occupant de l’immeuble, si celui-ci y consent expressément (par exemple : numéro téléphone, adresse courriel) ;
- les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires;
- les procès-verbaux du conseil d’administration ainsi que les états financiers;
- les résolutions;
- le règlement de l’immeuble et ses modifications;
- une copie de la déclaration de copropriété;
- les copies de contrats auxquels le syndicat est partie;
- une copie du plan cadastral;
- les plans et devis du bâtiment;
- les certificat de localisation disponibles;
- le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance (lorsque l’obligation légale entrera en vigueur).;
- tous autres documents et renseignements relatifs à l’immeuble et au syndicat ou prévus par règlement du gouvernement;
- la description des parties privatives de base.
En ce qui concerne la description des parties privatives, les copropriétés établies à compter du 13 juin 2018 avaient jusqu’au 13 décembre 2018 pour réaliser cette description. Les autres copropriétés divises, dont le syndicat n’est pas contrôlé par le promoteur, ont jusqu’au 13 juin 2020 pour la réaliser, mais la description peut être établie par les administrateurs plutôt que par une décision des copropriétaires. Dans ce cas, la description sera valide jusqu’à ce qu’elle soit entérinée ou modifiée selon le vote requis pour les décisions importantes lors de la première assemblée tenue après cette décision.
Qui peut consulter ces registres?
Le syndicat doit tenir ces registres et ces documents à la disposition des copropriétaires qui ont le droit de les consulter (art. 1070 et 1070.1 C.c.Q. ). La consultation doit pouvoir se faire en présence d’un administrateur ou d’une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration, à des heures raisonnables et selon les modalités prévues par le règlement de l’immeuble. Tout copropriétaire a le droit, moyennant des frais raisonnables, d’obtenir copie du contenu du registre et de ces documents.
Il est important de consulter la déclaration de copropriété puisqu'elle peut déterminer des modalités concernant la consultation des registres. Il est légitime d’y prévoir des frais raisonnables pour la consultation.
Est-ce que tous les documents doivent être accessibles?
À l’heure actuelle, la réponse à cette question n’est pas claire. Le droit des copropriétaires de consulter les documents comptables semble limité aux états financiers, ce qui exclurait les pièces justificatives.
La question de savoir si un copropriétaire a le droit d’obtenir ou de faire des copies des documents contenus dans les registres du syndicat n’est pas non plus clairement résolue. Parfois, la déclaration de copropriété comporte des indications à ce sujet.
On peut rappeler aussi que le Code civil du Québec protège le traitement des renseignements qui sont conservés dans les dossiers qui sont constitués sur les personnes (art. 37 C.c.Q. ).
Quelle est la conséquence du défaut de tenir les registres du syndicat?
La tenue des registres du syndicat est une responsabilité du conseil d’administration. Le défaut de le faire, d’en tenir un incomplet ou erroné peut entraîner divers recours de la part des copropriétaires envers le conseil d’administration en fonction des dommages encourus, le cas échéant.