Le syndicat des copropriétaires

Quand le syndicat est-il créé?
Qu’est-ce que le syndicat des copropriétaires?
Quel est le rôle du conseil d’administration du syndicat?
Quel est le mode de nomination des administrateurs?
Quel est le rôle et les devoirs des administrateurs?
Quelle est l’étendue de la période d’administration transitoire du promoteur?
Quel est le rôle du représentant du promoteur?
Quand doit-on convoquer une assemblée des copropriétaires?
Quelle est la marche à suivre pour convoquer l'assemblée des copropriétaire?
Qui est membre de l’assemblée des copropriétaires?
Qu’est-ce que le « quorum » et comment l’atteindre ?
À quel moment doit-on convoquer l’assemblée annuelle?
À quel moment doit-on convoquer une assemblée extraordinaire?
À quel moment doit-on convoquer l’assemblée extraordinaire de transition?
Qui peut voter?
Quelle doit être la proportion des voix exprimées lors d’un vote ?
Quel est le rôle du gestionnaire ou gérant?

En copropriété divise, la collectivité est représentée par le syndicat des copropriétaires.

Quand le syndicat est-il créé?

Le syndicat est créé par la publication de la déclaration de copropriété au registre foncier (art. 1039 C.c.Q.). Il existe à compter de cette publication, bien qu’il doive aussi être immatriculé auprès du Registraire des entreprises.

Qu’est-ce que le syndicat des copropriétaires?

Le syndicat est une personne morale dont la mission porte sur :

la conservation de l’ensemble de l’immeuble (parties privatives et communes);
l’entretien des parties communes;
l’administration des parties communes;
la sauvegarde des droits de la collectivité des copropriétaires;
les opérations d’intérêt commun dont plusieurs peuvent être définies dans la déclaration de copropriété.

Il doit également veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués.

Comme les autres personnes morales, le syndicat est géré par un conseil d’administration et une assemblée des copropriétaires (art. 311 C.c.Q.).

Quel est le rôle du conseil d’administration du syndicat?

Le conseil d’administration du syndicat gère les affaires du syndicat et exerce tous les pouvoirs nécessaires à cette fin (art. 335 C.c.Q.). Il adopte et met en vigueur des règlements de gestion, lesquels doivent toutefois être ratifiés par les copropriétaires de l’assemblée qui suit.

Quel est le mode de nomination des administrateurs?

C’est la déclaration de copropriété (dans la partie du règlement de l’immeuble) qui prévoit le mode de nomination des administrateurs (art. 1084 C.c.Q.). Elle prévoit aussi la façon de les remplacer ainsi que les conditions de leur charge comme leur rémunération, le cas échéant.

Le mode de nomination le plus commun est l’élection. En général, c’est l’assemblée des copropriétaires qui élit les administrateurs à l’assemblée annuelle.

Les administrateurs n’ont pas à être des copropriétaires, à moins que la déclaration de copropriété ne prévoie expressément le contraire.

D’autres modes de nomination sont parfois prévus lorsque le contexte l’exige. Par exemple, dans les copropriétés à destination mixte (résidentielle et commerciale), il arrive que quelques administrateurs soient nommés par les copropriétaires des parties commerciales et que d’autres soient élus par l’assemblée. Il est à noter que lors d’une élection par l’assemblée, tous les copropriétaires ont droit de vote. Aussi, dans les copropriétés par phases, des modes de nomination particuliers sont souvent prévus afin que chacune des phases soit représentée au conseil d’administration.

Quel est le rôle et les devoirs des administrateurs?

C’est la déclaration de copropriété qui précise les pouvoirs et les devoirs du conseil d’administration (art. 1053 C.c.Q.).

De façon générale, le conseil gère les affaires du syndicat et de la copropriété (art. 335 C.c.Q.).

Les décisions sont prises en réunion du conseil, selon les dispositions prévues au règlement de l’immeuble, chaque administrateur disposant d’un vote. Les administrateurs ne peuvent pas se faire représenter par procuration.

Tous les administrateurs ont le devoir de respecter la loi et la déclaration de copropriété (art. 321 C.c.Q.). Ils doivent agir avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté et dans l’intérêt du syndicat (art. 322 C.c.Q.). Ils doivent éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts (art. 324 C.c.Q.).

En vertu de la loi, les administrateurs doivent transmettre aux copropriétaires les procès-verbaux et les résolutions de l’assemblée des copropriétaires et des réunions des administrateurs. Ils ont un délai maximal de 30 jours pour le faire.

Quelle est l’étendue de la période d’administration transitoire du promoteur?

Il est d’usage que le promoteur nomme, dans la déclaration de copropriété, l’un de ses représentants pour agir comme administrateur du syndicat. Cet administrateur entre en fonction à partir de la publication de la déclaration de copropriété jusqu’à l’élection d’un conseil d’administration lors de l’assemblée extraordinaire de transition. C’est ce qu’on appelle la « période d’administration transitoire du promoteur ».

L’assemblée de transition doit être convoquée dans les 90 jours qui suivent le moment où le promoteur ne détient plus assez de votes pour contrôler l’assemblée. À défaut de le faire dans le délai prévu, tout copropriétaire peut la convoquer (art. 1104 C.c.Q.). En effet, au fur et à mesure que le promoteur vend les fractions, il transfère aux acheteurs les droits de vote qui y sont attachés. Lorsqu’il ne lui reste plus 50 % + 1 des voix, il dispose de 90 jours pour convoquer l’assemblée de transition.

Dans le cas des copropriétés de cinq fractions ou plus, les voix du promoteur sont réduites après une certaine période, de façon à l’empêcher d’exercer longtemps une influence jugée trop importante sur le syndicat après la création de la copropriété.

En effet, en vertu de l’article 1092 du Code civil du Québec, le promoteur ne peut exercer plus de 60 % des voix à l’expiration de la deuxième et de la troisième année de la date de la publication de la déclaration. Par la suite, cette proportion est réduite à 25 %. Il faut savoir qu’à ce sujet, les dispositions de la loi sont impératives; il n’est donc pas possible de prévoir des modalités autres dans la déclaration de copropriété. Il faut savoir également que cette réduction de voix s’applique aussi à certains ayants droit du promoteur, mais pas à la fraction que le promoteur occupe.

Quel est le rôle du représentant du promoteur?

Le représentant du promoteur qui agit comme administrateur provisoire assume les mêmes obligations et détient les mêmes pouvoirs qu’un conseil d’administration. Il a les mêmes devoirs que tout administrateur de syndicat.

Quand doit-on convoquer une assemblée des copropriétaires?

Les copropriétaires se réunissent en assemblée moins souvent que le conseil d’administration. Cette assemblée permet aux copropriétaires de se consulter au moins une fois par année pour faire le point sur la situation du syndicat. Ils peuvent également y élire les administrateurs, le cas échéant.

L’assemblée doit être convoquée en suivant les règles prévues à la déclaration de copropriété et dans la loi.

Quelle est la marche à suivre pour convoquer l’assemblée des copropriétaires?

Le conseil d’administration doit convoquer tous les copropriétaires, dans les délais prévus à la déclaration de copropriété, au moyen d’un avis écrit mentionnant la date, l’heure et le lieu de la tenue de l’assemblée, auquel est joint un ordre du jour. L’avis est transmis aux copropriétaires par la poste, par courriel ou remis en personne, en fonction des dispositions du règlement de l’immeuble. Tout copropriétaire peut, dans les cinq jours de la réception de l’avis de convocation, faire inscrire toute question à l’ordre du jour. Si de nouvelles questions doivent être abordées à l’assemblée, le conseil d’administration doit en aviser les copropriétaires par écrit avant la tenue de celle-ci.

Qui est membre de l’assemblée des copropriétaires?

Tous les copropriétaires, sans exception, sont membres de l’assemblée des copropriétaires.

Chaque copropriétaire détient un droit de vote à l’assemblée. Ce droit de vote est proportionnel à la valeur relative de sa fraction (art. 1041 C.c.Q., art. 1090 C.c.Q.). Par exemple, si la valeur relative d’une fraction est de 10 %, le copropriétaire dispose de 10 % des droits de vote de la copropriété.

Lorsque deux personnes sont propriétaires indivis d’une fraction, leur vote se divise entre eux de façon à ce qu’ils exercent chacun une partie des droits de vote de la fraction (art. 1090 C.c.Q.). Par exemple, si deux personnes sont copropriétaires en parts égales d’un appartement dont la valeur relative est de 10 %, chacun dispose de 5 % des droits de vote à l’assemblée.

Par ailleurs, en vertu de la loi, un copropriétaire absent à l’assemblée des copropriétaires est présumé avoir donné le mandat de se faire représenter aux autres copropriétaires de son appartement (par exemple, un couple qui est copropriétaire d’une fraction, si l’un des deux est absent à l’assemblée, l’autre est présumé lui avoir donné un mandat de le représenter), à moins qu’il n’ait, par écrit, mandaté une autre personne pour le représenter ou indiqué son refus d’être représenté. Le vote de ce copropriétaire sera partagé proportionnellement avec les autres indivisaires (art. 1090 C.c.Q.).

Qu’est-ce que le « quorum » et comment l’atteindre ?

Pour pouvoir délibérer, l’assemblée doit atteindre ce qu’on appelle le quorum, c’est-à-dire la réunion d’un nombre prédéterminé de participants. Il est nécessaire que le quorum soit atteint afin que l’assemblée soit en mesure de délibérer. Dans le contexte d’une assemblée de copropriétaires, le quorum est constitué par la majorité des voix de la copropriété (art. 1089 C.c.Q.).

L’assemblée doit être reportée à une autre date s’il y a trop d’absents et que le quorum n’est pas atteint. Cette nouvelle assemblée s’appelle une « assemblée de rattrapage ».

Dans une assemblée de rattrapage, le quorum est différent pour prendre les décisions courantes. La loi ne prévoit alors pas un nombre précis de copropriétaires qui doivent être présents. Il suffit que 75% des copropriétaires présents ou représentés en début de l’assemblée demeurent sur place une fois l’assemblée commencée.

En revanche, pour prendre des décisions « importantes », le quorum de l’assemblée de rattrapage doit être le même que pour une assemblée ordinaire.

Les copropriétaires peuvent être présents personnellement, représentés par mandataires à l’aide d’un document écrit (art. 350 C.c.Q.) appelé procuration ou être présumés représentés par les autres copropriétaires de sa fraction présents (art. 1090 C.c.Q.). En effet, chaque copropriétaire peut être représenté par la personne de son choix à l’assemblée des copropriétaires. Cette personne pourra alors voter en son nom. Le copropriétaire doit signer une procuration que son représentant remettra aux administrateurs au débit de l’assemblée. Dans le cas où la fraction appartient à plusieurs personnes, et en cas d’absence de l’une d’elles, elles peuvent voter l’une pour l’autre, sans procuration. Par exemple, une personne qui est propriétaire d’une fraction avec son conjoint peut voter pour les deux, sans formalité. Si un copropriétaire ne veut pas être représenté par la personne avec qui il est propriétaire de sa fraction, il doit donner une procuration écrite à une autre personne ou écrire aux administrateurs qu’il refuse d’être présent.

À quel moment doit-on convoquer l’assemblée annuelle?

Dans les six mois de la fin de l’exercice financier du syndicat, l’assemblée des copropriétaires doit être convoquée pour tenir son assemblée annuelle (art. 345 C.c.Q.). Un délai plus court est parfois prévu dans la déclaration de copropriété. Il doit être respecté.

Lors de l’assemblée annuelle, les copropriétaires prennent connaissance des résultats financiers du syndicat et élisent les administrateurs (si tel est le mode de nomination prévu par la déclaration de copropriété). C’est aussi le moment où les copropriétaires sont appelés à se prononcer sur le budget prévisionnel de l’année à venir (art. 1072 C.c.Q.). Il ne s’agit toutefois qu’un vote consultatif, car il incombe au conseil d’administration d’établir le budget.

À quel moment doit-on convoquer une assemblée extraordinaire?

On peut convoquer la tenue d’une assemblée extraordinaire en tout temps si un besoin le justifie.

À quel moment doit-on convoquer l’assemblée extraordinaire de transition?

La loi prévoit qu’une assemblée extraordinaire visant l’élection d’un nouveau conseil d’administration doit être tenue lorsque le promoteur ne détient plus la majorité des voix à l’assemblée (art. 1104 C.c.Q.). À compter de ce moment, le promoteur dispose de 90 jours pour convoquer l’assemblée.

L’administrateur provisoire doit également rendre compte de son administration aux copropriétaires, en produisant les états financiers, accompagnés de commentaires d'un comptable sur la situation financière du syndicat (art. 1105 C.c.Q.).

Qui peut voter?

Tous les copropriétaires ont le droit de voter. Ils peuvent le faire en personne ou par représentant, lors d’une assemblée, peu importe l’objet du vote. Toutefois, un copropriétaire en défaut d’acquitter ses charges communes depuis plus de trois mois perd automatiquement son droit de vote. Pour le récupérer, il doit remédier à la situation en payant ce qu’il doit (art. 1094 C.c.Q.).

Quelle doit être la proportion des voix exprimées lors d’un vote ?

En règle générale, les décisions sont prises à la majorité des voix présentes ou représentées lors d’une assemblée. Exceptionnellement, pour des décisions plus importantes, des majorités plus élevées sont requises.

En effet, le pourcentage de voix requis dépend de l’importance de la décision. Afin qu’une décision soit valide, il ne faut pas seulement que le quorum soit atteint. Il faut aussi que les copropriétaires approuvent la décision avec un pourcentage de voix suffisant. La loi prévoit trois types de décisions : les décisions « courantes », les décisions « importantes » et les décisions « très importantes ».

Dans tous les cas, les règles de calcul s’ajustent quand un copropriétaire ou un promoteur perd des voix ou perd son droit de vote au complet, ou encore lorsqu’un syndicat détient une fraction. Le total des voix de la copropriété est alors réduit d’autant.

Décisions « courantes » :

Une décision courante est valide quand les copropriétaires approuvent la décision à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblées des copropriétaires (50% + 1).

C’est par exemple le cas pour modifier les règlements de l’immeuble (art. 1096 C.c.Q.).

Décisions « importantes » :

Certaines décisions plus importantes nécessitent un pourcentage de voix plus élevé pour être valides. Ces décisions doivent être prise au minimum par 75% des voix des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblées des copropriétaires (art. 1097 C.c.Q.).

Voici quelques exemples de décisions importantes :

Entreprendre des travaux d’agrandissement ou d’amélioration des parties communes;
Constituer une hypothèque mobilière pour financer les travaux ci-dessus;
Modifier la description des parties privatives de base;
Modifier ou ajouter des clauses pénales, c’est-à-dire des clauses qui prévoient des sanctions aux copropriétaires qui ne respectent pas les règles de la copropriété.

Décisions « très importantes » :

Certaines décisions ont un impact considérable sur la copropriété. Par exemple, modifier la fonction principale de l’immeuble d’habitation pour qu’il devienne un immeuble commercial. Ce genre de décision exige deux conditions :

Elles doivent être prises au minimum par 75% de tous les copropriétaires (en nombre).
Les copropriétaires en faveur de la décision doivent détenir au minimum 90% des voix de tous les copropriétaires, incluant ceux qui sont absents lors du vote.

Rappelons que tous les copropriétaires ont le droit de voter, mais la valeur de leur vote peut varier, et qu’un vote n’équivaut pas forcément à une voix. En effet, le nombre de voix rattaché à chaque fraction est proportionnel à la valeur relative de la fraction dans l’ensemble de la copropriété. La valeur relative de chaque fraction est précisée dans la déclaration de copropriété.

Par ailleurs, si une fraction appartient à plusieurs personnes, leur nombre de voix est partagé entre elles. Par exemple, si deux personnes sont propriétaires en parts égales d’une fraction qui accorde 10% des voix totales de l’assemblée, chacune d’elles obtient 5% des voix pour voter.

Un copropriétaire perd son droit de vote s’il ne paie pas sa part des charges communes pendant plus de 3 mois. Ce copropriétaire peut à nouveau exercer son droit de vote dès qu’il rembourse ce qu’il doit.

Enfin, il est important de noter qu’une décision prise en vertu d’une résolution écrite nécessite que cette résolution soit être signée par tous les copropriétaires habiles à voter, et ce, même si le Code civil du Québec ne requière pas 100% des voix des copropriétaires pour la prise d’une décision.

Quel est le rôle du gestionnaire ou gérant?

Il n’est pas rare que le conseil d’administration confie à un gestionnaire rémunéré (gérant) le soin de l’assister dans ses tâches administratives : perception des charges communes, convocation des réunions et des assemblées, demande de soumissions pour les contrats d’entretien, de déneigement, etc.

Le gestionnaire (gérant) exerce un rôle de soutien auprès du conseil d’administration. Il ne peut se substituer aux administrateurs élus qui sont les seuls à détenir le pouvoir décisionnel.