Notaire

Le notaire est un juriste qui détient un diplôme universitaire en droit et une maîtrise en droit notarial. Il est membre de la Chambre des notaires du Québec.

Le notaire possède un statut d’« officier public » reconnu par l’État. À ce titre, la loi prévoit que le notaire peut recevoir des actes dits « authentiques », c’est-à-dire des documents qu’on ne peut contester devant les tribunaux qu’au terme d’une procédure stricte. D’ailleurs, pour être valides selon la loi, certains actes juridiques doivent être reçus sous forme notariée (ou authentique).

Le notaire est aussi un conseiller juridique impartial. Il est tenu de conseiller toutes les parties (ou signataires) à un acte, sans parti pris. Il doit notamment vérifier l’identité des personnes et leur capacité à donner un consentement libre et éclairé lors de la réception d’un acte notarié ou lors de la réception, du versement ou d’un virement de fonds. Le notaire doit s’assurer de gérer les sommes d’argent qui lui sont confiées conformément aux obligations que lui impose la loi.

Rôle et responsabilité du notaire en matière de copropriété

Dans le domaine de la copropriété, les services professionnels du notaire, de nature juridique, couvrent un vaste domaine incluant la mise en marché et la création de la copropriété, les contrats préliminaires, les actes de prêt et de vente, les services juridiques destinés à l’administrateur transitoire et au syndicat, la médiation et l’arbitrage.

Mise en marché et création d’une copropriété
Le notaire intervient dès les premières étapes de la création d’une copropriété. Il conseille le propriétaire qui souhaite convertir son immeuble en copropriété ou le promoteur dans les étapes de développement d’un projet de copropriété. C’est ainsi le notaire qui examine les titres de propriété, qui prépare le financement hypothécaire et qui reçoit l’acte d’acquisition de l’immeuble .

Le notaire conseille également le propriétaire ou le promoteur dans le cadre de la mise en marché des appartements en copropriété. Par exemple, c’est bien souvent le notaire qui rédige les offres d’achat (ou contrats préliminaires) et la portion juridique de la note d’information.

Enfin, c’est le notaire qui rédige la déclaration de copropriété, laquelle doit nécessairement être reçue en forme notariée. Il voit ensuite à sa publication et en tire des copies authentiques afin de les remettre aux futurs acheteurs.

Contrats préliminaires
Le notaire est également un conseiller juridique hors pair auquel l’acheteur d’un appartement en copropriété peut faire appel lors de la revente de son bien. Ainsi, le notaire peut rédiger l’offre d’achat ou conseiller son client acheteur lors de la période de vérification diligente, c’est-à-dire la période pendant laquelle l’acheteur examine les différents documents qui lui ont été remis par le vendeur et le syndicat.

Le vendeur d’un appartement en copropriété peut aussi recourir à son notaire pour obtenir des conseils sur les aspects juridiques du processus de vente de sa copropriété.

Acquisition et financement d’un appartement en copropriété
Une fois le contrat préliminaire signé, l’acheteur doit habituellement obtenir un financement hypothécaire. Puisque l’acte d’hypothèque doit être notarié, c’est donc le notaire qui prépare ce document en veillant à en expliquer le contenu à l’emprunteur lors de la signature. Par la suite l’institution financière débourse les fonds au notaire, en fidéicommis, afin de permettre la signature de la vente.

Il importe de souligner que c’est au notaire que l’acheteur confie les fonds destinés à payer le prix de vente. Le notaire est alors tenu de conserver ces sommes dans son compte en fidéicommis. Avant de procéder à la signature de l’acte de vente, le notaire s’assure que les titres de propriété du vendeur sont libres de toutes charges. Pour ce faire, il doit vérifier que tous les impôts fonciers et les charges communes échus ont été payés. Une fois la vente signée et publiée, le notaire utilise les fonds versés par l’acheteur pour rembourser le prêteur du vendeur et s’assure que les charges hypothécaires du vendeur ont été radiées. Il remet le solde au vendeur. Le notaire prépare aussi, lorsque nécessaire, les répartitions entre l’acheteur et le vendeur relativement aux charges communes et aux impôts fonciers par exemple.

Selon les circonstances, le notaire peut être choisi par le vendeur ou par l’acheteur. Dans tous les cas, il est le notaire des deux parties et agit de manière impartiale, peu importe celui ou celle qui paie ses honoraires.

Soutien juridique destiné à l’administrateur transitoire
Une fois la copropriété créée, le notaire peut donner des conseils de nature juridique à l’administrateur transitoire nommé dans la déclaration de copropriété. Il peut immatriculer le syndicat, aider l’administrateur à rédiger les résolutions nécessaires à l’adoption du budget, le conseiller lors de la préparation des assemblées du syndicat, participer à l’assemblée annuelle ou à l’assemblée de transition et aider l’administrateur à constituer les registres du syndicat.

Services juridiques destinés au syndicat
À tout moment, le syndicat peut faire appel à l’expertise juridique du notaire. Par exemple, le syndicat peut demander un avis juridique portant sur une question qui relève de son administration. Le syndicat peut aussi requérir les services du notaire pour la préparation et la tenue des assemblées de copropriétaires et pour la rédaction du procès-verbal de l’assemblée lorsque les circonstances le justifient.

Le notaire travaille souvent avec le syndicat lorsque la déclaration de copropriété doit être modifiée.

Médiation
Malgré la bonne volonté des dirigeants du syndicat et des copropriétaires, il est toujours possible que des conflits surviennent. La médiation peut alors s’avérer un mode efficace de règlement de ces différends. Plusieurs notaires sont formés pour agir à titre de médiateur. À la demande des parties, l’un de ces notaires peut alors agir de manière impartiale afin de les orienter vers un dialogue constructif. Pour ce faire, le notaire tentera de cerner le différend et d’identifier les besoins et les intérêts des parties. Des pistes de solution seront ensuite explorées ce qui, bien souvent, mènera à la conclusion d’une entente satisfaisante pour tous.

Arbitrage
Lorsque la médiation ne permet pas de conclure une entente ou lorsqu’il n’est pas possible d’y recourir, les parties peuvent choisir de confier à un arbitre le soin de trancher. Il est possible qu’une clause de la déclaration de copropriété prévoie le recours à l’arbitrage. Cette solution est alors obligatoire. Plusieurs notaires ont l’habitude d’agir à titre d’arbitre.

Les rôles d’arbitre et de médiateur ne sont pas les mêmes. L’arbitre doit trancher le différend en fonction des règles de droit et les parties sont liées par sa décision.

Consulter le registre des membres de la Chambre des notaires du Québec

Professionnels encadrés par la Chambre des notaires du Québec

La mission principale de la Chambre des notaires du Québec est de protéger le public. Elle a comme mandat de réglementer et de surveiller les activités professionnelles des notaires. L’Ordre protège le public en s’acquittant adéquatement de son rôle et de ses obligations qui sont régies par le Code des professions et par la Loi sur le notariat.

Pour ce faire, la Chambre des notaires voit :

à contrôler la compétence et l’intégrité de ses membres en s’assurant que le candidat possède la formation et les compétences requises;
à appliquer le code de déontologie, au besoin par le syndic et le conseil de discipline;
à prendre et à appliquer divers règlements régissant l'exercice de la profession;
à surveiller l’exercice de la professionau moyen d'inspections professionnelles;
à nommer un syndic pour recevoir les plaintes du public et à amorcer le processus disciplinaire par une enquête ;
à favoriser le développement de la profession par la formation continue et par la conception d’instruments de travail visant à améliorer la qualité de l’intervention de ses membres;
à prendre position dans les débats qui préoccupent le public et à participer à des consultations gouvernementales en lien avec la profession notariale;
à publier des documents d’information à l’intention du public;
à contrôler l’exercice illégal de la profession et l’usurpation du titre en intentant une poursuite contre une personne qui n’est pas membre de l’Ordre et qui usurpe le titre de notaire ou qui accomplit un acte que seuls ses membres sont autorisés à poser ;
à établir une procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes d'honoraires ;
à maintenir un fonds servant à indemniser les clients selon certaines conditions, pour les sommes d’argent qui seraient diverties par le professionnel ;
à prévoir les couvertures appropriées d’assurance de responsabilité professionnelle que doivent souscrire les notaires en vue des recours des clients devant les tribunaux civils pour obtenir une compensation pour les dommages découlant d’une faute professionnelle.