Comment consigner les modifications à la déclaration de copropriété
On se demande souvent comment doivent être consignées les modifications à la déclaration de copropriété. La réponse dépend du contenu de la modification qui y est apportée.
Lorsque le moment est venu d’assujettir un immeuble aux règles de la copropriété, le ou les propriétaires signent un acte notarié qu’on appelle la déclaration de copropriété. Ce document est ensuite présenté par le notaire pour publication au registre foncier.
Le Code civil du Québec prévoit que la déclaration de copropriété contient trois parties : l’acte constitutif de copropriété, le règlement de l’immeuble et l’état descriptif des fractions. Le contenu de chacune de ces parties est défini par la loi.
Cette division en trois parties existe depuis le 1er janvier 1994. Pour les déclarations antérieures à cette date, la loi crée une présomption selon laquelle chacune des clauses doit être classée dans la section appropriée et que les règles pertinentes s’y appliquent selon ce classement.
Ainsi, l’acte constitutif de copropriété comporte la définition de la destination de l’immeuble et des parties privatives et communes ainsi que la détermination de la valeur relative des fractions, de la quote-part des charges communes et du nombre de voix attachées à la fraction. L’acte constitutif contient aussi toute autre convention relative à l’immeuble ou à ses parties. C’est dans l’acte constitutif de copropriété que la répartition des pouvoirs entre l’assemblée des copropriétaires et le conseil d’administration est organisée.
Le règlement de l’immeuble prévoit quant à lui les conditions de jouissance des parties privatives, communes et communes à usage restreint. Il édicte aussi les règles relatives au fonctionnement et à l’administration de la copropriété. Il porte enfin sur la procédure de cotisation et de recouvrement des contributions aux charges communes.
La dernière partie de la déclaration de copropriété, l’état descriptif des fractions, énumère chacun des lots privatifs et communs et donne une description des droits qui grèvent l’immeuble ou qui existent en sa faveur, à l’exception des hypothèques.
Le législateur québécois a prévu des modalités propres à la modification de chacune des trois parties de la déclaration.
Tout d’abord, la décision de modifier l’une ou l’autre des parties de la déclaration doit être adoptée par l’assemblée des copropriétaires. Par conséquent, le procès-verbal de l’assemblée ou la résolution unanime qui en tient lieu doit comporter une mention qui démontre clairement que l’assemblée des copropriétaires a validement pris la décision d’apporter une modification soit à l’acte constitutif de copropriété, soit au règlement de l’immeuble ou encore à l’état descriptif des fractions.
Une fois cette décision adoptée, un acte notarié de modification à la déclaration de copropriété doit absolument être reçu si la modification vise l’acte constitutif de copropriété ou l’état descriptif des fractions. Le notaire verra ensuite à publier l’acte de modification au registre foncier.
Il en va différemment des modifications au règlement de l’immeuble. La loi ne requiert pas que ces modifications revêtent une forme particulière ni qu’elles soient publiées au registre foncier. Elles doivent toutefois être constatées par écrit et insérées dans les registres du syndicat. Rien n’interdit qu’une modification au règlement de l’immeuble soit aussi reçue devant un notaire.
Il est fréquent que des syndicats fassent appel à un notaire à l’occasion de modifications importantes de leur règlement. En ce faisant, le syndicat bénéficie des services d’un spécialiste de la rédaction juridique, ce qui a pour effet de diminuer les risques d’ambiguïté et de garantir que le document ne sera jamais égaré.
Il est aussi possible que la modification au règlement de l’immeuble ne soit consignée qu’au procès-verbal de l’assemblée et déposée ensuite avec les autres procès-verbaux. Cette façon de faire a le désavantage d’en rendre le repérage difficile dans le futur.
Dans tous les cas, il est conseillé de prévoir dans les registres du syndicat une section particulière où toutes les modifications à la déclaration de copropriété seront regroupées, notamment celles qui visent le règlement de l’immeuble. Cette simple précaution permettra entre autres de ne pas oublier l’existence de ces modifications, ce qui serait au désavantage des copropriétaires, de leurs acheteurs, des administrateurs du syndicat et aussi du gestionnaire.
