Quelles tâches confier au gestionnaire de copropriété ?

Rappelons donc que le rôle des administrateurs, une fois élus lors de l’assemblée annuelle des copropriétaires, est de veiller à la conservation de l’immeuble et au patrimoine commun.

Ce rôle donne au C.A. les pouvoirs nécessaires au respect des conditions essentielles à la jouissance des parties (les règlements propres à l’immeuble) ainsi que le pouvoir de prendre toutes décisions économiques qu’il juge nécessaires pour protéger l’investissement de tous les copropriétaires (budgets, travaux, embauches de professionnels, etc.).

Pour chaque fournisseur embauché (ex. : concierge, commis-comptable, etc.), le C.A. doit agir dans les limites de son mandat et des compétences des administrateurs à partir des informations qu’il obtient du gestionnaire (inspection visuelle, informations reçues des copropriétaires, etc.).

Tout en conservant leur pouvoir décisionnel, les administrateurs peuvent confier à un gestionnaire, contre rémunération ou non (bénévole), une partie ou la totalité de leur gestion (gestion complète) afin de les assister pour les diverses tâches administratives ou de limiter leur temps et leur degré d’implication.

La sélection du gestionnaire (aussi appelé gérant) et le coût des services varieront en fonction d’une multitude d’aspects, entre autres des qualifications nécessaires exigées par le C.A.

Notons qu’un contrat de service professionnel regroupe souvent quatre catégories distinctives, soit :

• Volet financier : tenue de livres et production des états financiers, dépôts des chèques, répartition et préparation des avis de cotisations, préparations des chèques fournisseurs selon factures, autres tâches connexes.
• Volet administratif : assistance lors de conseil d’administration (C.A.), maintien des registres de l’immeuble, application des procédures établies par le C.A. (perceptions des charges, respect des règlements), préparer et acheminer les avis de convocation de l’assemblée générale annuelle, autres tâches connexes.
• Volet technique et immobilier : négociation des contrats d’opérations courantes et périodiques, suivi des entretiens préventifs, inspections visuelles périodiques, autres tâches connexes.
• Prestations particulières : autres services optionnels au contrat.

Il est également possible de travailler « en gestion interne », c'est-à-dire qu’un seul syndicat ou regroupement de syndicats engage directement le personnel dont la copropriété a besoin (gérant, comptable, homme à tout faire, etc.).

Rappelons que diverses tâches peuvent également être exécutées par l’un des copropriétaires ou administrateurs. Un mandat devra être émis, définissant les fonctions.

Si le gestionnaire est aussi administrateur et que sa fonction risquait d’entrer en conflit d’intérêts avec ses obligations d’administrateur, cette situation devra être consignée au procès-verbal d’une des réunions du C.A. et pourrait également être présentée lors d’une assemblée générale annuelle.