Demande de modification de l’ordre du jour
Un copropriétaire peut présenter au conseil d’administration une demande pour faire modifier l’ordre du jour une fois qu’il a reçu l’avis de convocation à une assemblée des copropriétaires. Cependant, il doit respecter certaines règles.
L’article 1088 du Code civil du Québec permet à un copropriétaire de demander au syndicat qu’il modifie l’ordre du jour d’une assemblée.
Cet article se lit comme suit :
« 1088. Tout copropriétaire peut, dans les cinq jours de la réception de l'avis de convocation, faire inscrire toute question à l'ordre du jour.
Avant la tenue de l'assemblée, le conseil d'administration avise par écrit les copropriétaires des questions nouvellement inscrites. »
La loi prévoit ainsi qu’un copropriétaire doit présenter sa demande dans les cinq jours qui suivent la réception par lui d’un avis de convocation. Il ne faut pas faire l’erreur de calculer le délai à partir de l’envoi de l’avis. Le point de départ du délai est la date de réception de l’avis par le copropriétaire. Même si l’article ne le mentionne pas expressément, il apparaît évident que le copropriétaire qui veut faire inscrire un point à l’ordre du jour doit respecter les mêmes exigences que le syndicat.
On peut ainsi se demander de quelles questions peut-il s’agir ici ? Disons simplement que le copropriétaire doit soumettre un point qui nécessite un vote de l’assemblée. Si tel n’est pas le cas, il n’est pas besoin de recourir aux dispositions de l’article 1088 C.c.Q. Le sujet pourra alors être débattu lorsque l’assemblée abordera le point « questions diverses »[1] prévu à l’ordre du jour.
La demande doit être formulée clairement. On n’inscrit pas à l’ordre du jour un sujet ambigu comme « balcons » ou « ascenseurs » ou « chiens ». Les copropriétaires qui recevront l’ordre du jour modifié doivent être en mesure de comprendre de quoi il s’agit.
De plus, si des documents doivent être joints à l’avis de convocation relativement au nouveau point, il appartient à celui qui demande la modification de les fournir. Par exemple, celui qui suggère une modification à la déclaration de copropriété doit joindre un projet de modification afin qu’il soit transmis aux autres copropriétaires. Il n’appartient pas au conseil d’administration de compléter une demande pour un copropriétaire ou de préparer les documents à sa place.
Toute demande de modification de l’ordre du jour doit donc être clairement formulée et prévoir tous les documents nécessaires. À défaut, la demande doit être refusée par le conseil d’administration à moins que le copropriétaire n’y apporte les correctifs nécessaires dans les délais requis.
Une fois qu’un copropriétaire a présenté une demande complète et susceptible d’être inscrite à l’ordre du jour, le conseil d’administration doit modifier l’ordre du jour et aviser par écrit les copropriétaires en leur transmettant aussi les documents qui doivent être joints à la demande. Évidemment, cette demande doit être faite dans un délai raisonnable. Ce processus s’applique tant aux assemblées annuelles qu’aux assemblées extraordinaires.
Jusqu’à maintenant, nous avons traité de demandes de modification qu’un copropriétaire peut présenter après qu’il a reçu un avis de convocation. Peut-on également exiger qu’un point soit inscrit à l’ordre du jour avant la convocation d’une assemblée ? La loi ne dit rien à ce sujet. Le conseil d’administration a toutefois la discrétion d’accepter les demandes complètes présentées avant la convocation et ainsi éviter le processus de modification de l’ordre du jour prévu par la loi.
[1] Le mot « varia » est souvent employé dans ce contexte. C’est pourtant un terme à éviter car il s’agit d’un emprunt injustifié à la langue anglaise. On lui préférera donc des expressions telles que « questions diverses », « sujets divers », « autres questions », etc.
