Planifier les dépenses et les revenus d’une copropriété - Éviter l’improvisation !
L’administrateur agréé peut être un allié pour vous aider à mieux comprendre et à établir un budget prévisionnel pour votre copropriété.
Un des principaux défis du conseil d’administration est de comprendre les objectifs, les besoins et les priorités de sa copropriété lors de l’établissement du budget.
L’une des tâches pouvant être déléguées à un gestionnaire de copropriété est la réalisation de projections en se basant sur la réalité de la copropriété et dans le respect des diverses lois et normes en vigueur. Les projections sont nécessaires, que ce soit pour illustrer le budget prévisionnel de l’exercice en cours et ses diverses réserves pour inspections ou travaux périodiques ou pour l’accumulation des sommes qui seront nécessaires pour les réparations majeures et le coût de remplacement des parties communes.
Une fois l’identification des divers besoins effectuée, le gestionnaire professionnel devra s’appuyer sur diverses soumissions, normes et hypothèses de projections afin d’établir l’estimé des dépenses, selon les disponibilités, et ainsi faire les meilleures recommandations possible.
Notons d’ailleurs que le carnet d’entretien et l’étude de fonds de prévoyance normalement réalisée par une entreprise spécialisée demeurent les outils par excellence afin de planifier et budgéter les sommes qui seront nécessaires à l’entretien, au remplacement et aux réparations majeures des parties communes. Fait intéressant, puisque ce rapport décrit l’état des parties communes, de plus en plus d’acheteurs potentiels « souhaitent » l’obtenir !
Rappelons ici que pour obtenir un meilleur rendement, avec ou sans étude de fonds de prévoyance, divers entretiens préventifs devront être prévus et réalisés pour éviter notamment le vieillissement prématuré.
Parmi les autres dépenses à prendre en compte, il sera important d’obtenir et d’évaluer les soumissions pour les travaux retenus ainsi que de tenir compte du taux d’indexation des divers fournisseurs lors de leur renouvellement. À défaut d’obtenir ceux-ci à cette période de l’année, il faudra établir une hypothèse basée sur l’industrie et l’historique.
Tel qu’il apparaît dans la Loi 122, sauf exception, il est également important de rappeler que pour la sécurité des occupants et des tiers, le budget d’une copropriété doit inclure les dépenses nécessaires aux diverses inspections périodiques et au maintien des installations selon les normes en vigueur.
Sources des revenus
Bien qu’il existe diverses sources de revenu potentiel, les revenus pour payer les dépenses proviennent principalement de 3 fonds : les contributions courantes, le fonds de prévoyance et, au besoin, les cotisations extraordinaires.
Encore aujourd’hui, outre le problème de l’insuffisance de cotisation, plusieurs copropriétaires croient à tort que l’utilisation du fonds de prévoyance ressemble à un fonds d’urgence, et, en d’autres mots, qu’il peut être utilisé pour tous travaux, tout imprévu, voire toute dépense, même l’achat de sel déglaçant pour l’hiver. Pourtant, les sommes qu’on y accumule ne devraient servir que pour des réparations majeures et pour le remplacement des parties communes, tel qu’il apparait à l’article 1071 du Code civil du Québec.
En plus d’y retrouver les dépenses usuelles, normales et annuelles, les contributions courantes de chaque budget doivent également inclure d’autres fonds, dont les sommes pour l’accumulation de réserves pour des travaux prévus, mais non majeurs, l’inspection des systèmes, la réévaluation de la valeur à neuf et prévoir une somme pour des menus articles et travaux, tels que le remplacement d’une ampoule.
Lorsque des travaux majeurs, mais non prévus doivent être effectués rapidement, le conseil d’administration doit décider si l’utilisation de sommes en provenance du fonds de prévoyance sera ou non utilisé, afin d’établir la cotisation extraordinaire nécessaire. Dans l’affirmative, les sommes déduites tiendront idéalement compte de l’estimé de la durée de vie utile des matériaux à remplacer et ce fera donc au prorata de celui-ci. Par exemple, si on doit remplacer une toiture qui a 10 ans d’âge, mais que l’accumulation était estimée sur 20 ans de vie utile, seule la somme équivalente à 50% du coût de remplacement devrait être prise dans le fonds de prévoyance.
Attention aux coûts
Ces dernières années, plusieurs copropriétés ont révélé un manque criant de poste budgétaire concernant l’entretien préventif nécessaire à la conservation de l’immeuble ainsi qu’en repoussant la création d’estimés pour déterminer les cotisations nécessaires au fonds de prévoyance. Malheureusement, en plus de réaliser que leurs frais étaient sous-évalués, les copropriétaires actuels devront débourser les montants de leurs épargnes personnelles pour les travaux majeurs et de remplacement, incluant en tout ou en partie ceux qui auraient pu être évités.
Enfin, il est important de rappeler que, bien que le conseil d’administration ait l’obligation de fixer annuellement la contribution aux charges courantes et au fonds de prévoyance, celui-ci détient également le pouvoir d’engager un gérant ou tout professionnel pour l’aider dans son administration courante.
