Nouveau conseil d’administration : que doivent faire les administrateurs?

Après le transfert de la gestion du promoteur aux copropriétaires, les administrateurs d’un nouveau conseil d’administration doivent entreprendre une série de démarches et de vérifications lors de la première année d’administration pour s’assurer du départ adéquat du processus de fonctionnement de la copropriété.

Le budget
Un des premiers éléments qu’ils doivent vérifier est le budget d’opération mis en place par le promoteur. Cette vérification est importante, car il arrive que des promoteurs soumettent des budgets irréalistes en vue d’attirer les acheteurs. Un indice? Des contributions minimales aux charges communes. Ils peuvent aussi avoir offert aux acheteurs un congé de paiement des charges communes pouvant s’étendre sur plusieurs mois.

Outre les charges communes, le budget prévisionnel élaboré par le promoteur concernant les coûts résultant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble peut aussi avoir été sous-estimé ou des dépenses oubliées.

Quant au fonds de prévoyance, certains promoteurs soutiennent qu’il n’est pas nécessaire puisque l’immeuble est neuf ou qu’il est amplement suffisant de n’y verser que le minimum requis par la loi, soit 5 % de la contribution des copropriétaires aux charges communes.         

Dans de tels cas, le nouveau conseil d’administration a le devoir de réviser le budget et de le présenter aux copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle. Une cotisation de rattrapage peut aussi être exigée dans le cadre d’une assemblée extraordinaire des copropriétaires si la gravité ou l’urgence de la situation l’exige.

Charges communes impayées
Les administrateurs ont également le devoir de s’assurer que toutes les charges ont été versées, que le fonds de prévoyance a été constitué et que les contributions ont été payées lors du transfert de la gestion du promoteur aux copropriétaires. Au besoin, les mesures de perception doivent être mises en branle dans les plus brefs délais afin de s’assurer de pouvoir récupérer les sommes impayées, que ce soit par le promoteur ou les copropriétaires.

Les contrats conclus par le promoteur
Suite au transfert de gestion, la loi permet au nouveau conseil d’administration de mettre fin, dans un délai de 60 jours, sans pénalité, à tout contrat d’entretien ou de services conclu par le promoteur, dont la durée est supérieure à un an. Ceci a pour but d’éviter les abus de la part de certains promoteurs qui concluent avec des proches ou des entités liées des ententes de longue durée à des prix désavantageux pour le syndicat.

À venir 
Outre l’aspect financier, le conseil d’administration doit prendre connaissance de la situation physique de l’immeuble, sujet à venir lors de la prochaine chronique.

Pour en savoir plus, consultez Le Condo –Tout ce qu’il faut savoir, publié aux Éditions Wilson & Lafleur