Petit syndicat de copropriété - Bien choisir son gestionnaire

Cette année encore, malgré les promesses faites à votre famille, amis, patron et à vous-même, vous ressortez de votre assemblée générale annuelle avec un renouvellement, voté à l’unanimité et sans opposant, de votre mandat d’administrateur bénévole de la copropriété.

La nouveauté est que les membres du conseil d’administration (C.A.) souhaitent désormais embaucher un professionnel externe*. Ceux-ci en sont venus à la conclusion qu’ils manquaient de connaissances, d’expérience et surtout de temps.

Bref, ils souhaitent maintenant se limiter à gérer les affaires du syndicat et à assumer les devoirs prévus par un C.A., tel que prévu dans la déclaration de copropriété. Ils ne veulent plus exécuter les nombreuses tâches de l’administration courante, dont la tenue de livres ou les différents avis à rédiger (convocation, cotisation, rappel, etc.).

Le problème est que le C.A. n’a reçu que des réponses négatives aux demandes effectuées auprès des trois « grosses firmes » de gestion dont il souhaitait obtenir une soumission pour un contrat de pleine gestion. La raison invoquée se résume à : en raison de nos frais d’exploitation élevés, notre entreprise ne prend en charge que des syndicats de moyenne à grosse taille, soit bien souvent 50 portes et plus.

Heureusement, il existe des gestionnaires indépendants et des petites firmes de gestion qui offrent leurs services aux petits et moyens syndicats.

Étant plus petits et, souvent, avec des exigences de rentabilités moins élevées (moins de masse salariale, frais de bureau réduits, etc.), certains ont su adapter leur vision et leurs services. Ils ont pu, avec moins de clients, offrir une gestion plus « familiale ».

Pourquoi un petit syndicat voudrait-il payer pour de l’accompagnement?
À l’instar des moyens, et surtout de la majorité des gros syndicats, qui confient leur gérance à une firme de gestion externe ou embauchent des employés, la demande de service comparable et d’accompagnement à l’acte est en croissance auprès des petits syndicats.

Raisons de la croissance de la demande
Il existe autant de raisons que de copropriétaires ou d’occupants, mais voici quelques-unes des principales raisons entendues :

• Le manque de connaissances et de temps face à l’accroissement des besoins en rénovation et de conservation de l’immeuble vieillissant;
• Le manque de connaissances et de temps face aux rôles, obligations et pouvoirs du C.A. qui, parfois, fait une gestion de « coins ronds » pouvant affecter la valeur de l’immeuble ainsi que la valeur de revente;
• Le manque d’impartialité et de dissociation de certains copropriétaires face au rôle et décisions du C.A., rendant parfois le rôle ingrat pour les administrateurs actuels et décourageant les intéressés;
• La nonchalance ou parfois l’indifférence de copropriétaires et occupants, exigeant plus d’effort, de vigilance, d’intervention et de temps pour le C.A.;
• Les communications déficientes ou absentes.

Accompagnement, formation, pleine gestion ou à la carte?
Si le manque de connaissances et de temps est la principale raison qui revient, alors comment savoir ce dont le C.A. a réellement besoin? Est-ce que le C.A. a vraiment besoin de déléguer, et si oui, quelles tâches ? Est-ce un besoin face à une situation unique ou permanente? Est-ce que le C.A. recherche de l’expertise spécifique, et si oui, pour répondre à quels besoins ou caractéristiques? Est-ce que les connaissances, implications et disponibilités de tous les administrateurs sont au même diapason, et dans le cas contraire, pourquoi ne pas opter pour une formation?

Avant toute démarche pour trouver une solution de gestion, il est fondamental de conserver à l’esprit que le but est de décharger le conseil d’administration de certaines tâches, mais en aucun cas de le remplacer. Celui-ci conserve l’intégralité de son statut d’instance décisionnelle et devra assister le professionnel.

1^ère étape – Démystifier la gestion d’une copropriété divise
Cette étape est fondamentale, car elle sert à établir les besoins réels ainsi que, si possible, à estimer le temps nécessaire.

Cette étape inclut donc les diverses tâches et obligations du C.A. que l’on divise normalement en trois catégories :

• La gestion financière : tenue de livres, impôt, budgets prévisionnels, répartitions des charges communes selon les quotes-parts, etc.;
• La gestion administrative : préparation des réunions du C.A. et assemblée générale, rédaction des procès-verbaux, tenue du registre de l’immeuble, gestion des demandes des copropriétaires, etc.;
• Les gestions techniques et l’entretien du bâtiment : inspections périodiques (ascenseur, système d’incendie, etc.), travaux d’entretien et de réparation, demandes de soumissions, urgences, etc.

Ici vous devriez toujours considérer les besoins de la majorité des copropriétaires. Par exemple, certains exigent les mêmes services qu’un hôtel de luxe alors que d’autres offrent de leur temps bénévolement pour jardiner.

Cette étape servant de fondation à une saine gestion harmonieuse, n’hésitez pas à vous référer à votre déclaration de copropriété. Au besoin, n’hésitez pas à consulter un professionnel, tel un gestionnaire de copropriété membre de l’Ordre des Adm.A. qui, comme généraliste de la gestion, appliquée à ce secteur en particulier, sera en mesure de vous accompagner.

2^e étape – Trouver le professionnel
Il est essentiel de connaître vos besoins afin de trouver les bons professionnels (il est conseillé de prévoir trois soumissions).

Malgré plusieurs demandes d’organismes, dont l’Ordre des Adm.A. et divers regroupements, pour que la profession soit encadrée, sachez qu’il n’existe actuellement aucune obligation.

Mais, bien que la pratique ne soit pas exclusive à un ordre professionnel, dont tous les membres sont soumis à un code de déontologie et une réglementation professionnelle, il peut être judicieux de choisir un gestionnaire membre d’un tel ordre.

Il existe évidemment de nombreux professionnels très qualifiés en dehors du système professionnel. Certains ont notamment pu suivre des formations spécialisées, telles que le certificat professionnel en gestion de copropriété offert par l’Université McGill.

Établissez vos critères de recherche comme l’expérience et surtout les champs de compétences que vous recherchez (par exemple, plus technique, financier, etc.).

Enfin, avant de signer le contrat et de confier la gestion à un individu (ou à une firme) en particulier, procédez à des entrevues, prenez des références, vérifiez s’il existe un dossier criminel ou s’il fait l’objet d’une poursuite et exigez une copie de son contrat d’assurance professionnelle.

Combien ça coûte?
Bien que les services de gestion soient normalement établis par porte et varient selon le nombre de services et le temps de présence exigé, une tarification à l’acte ou à honoraire fixe pourrait facilement s’appliquer et être avantageuse pour la majorité des petits et moyens syndicats, qui ont très souvent de plus modestes besoins, à l’image de leurs budgets.

Bien que chaque gestionnaire établisse sa tarification et évalue son nombre d’heures pour le mandat qui lui est confié, méfiez-vous des tarifs trop bas. Simplement pour faire face à ses obligations courantes (frais de bureau, informatique, assurance professionnelle, formation, salaires, etc.), un gestionnaire ou une petite firme qualifiée facture en moyenne de cinquante à une centaine de dollars par heure, selon la nature du travail effectué (secrétaire ou gestionnaire).

Peu importe le professionnel que vous choisirez, rappelez-vous que celui-ci doit agir en tout temps avec prudence, diligence dans le meilleur intérêt du client. Il doit se conformer à toute directive licite émise par le client.

À cette fin, le professionnel et le client ont une mission d’information permanente l’un envers l’autre sur l’application des décisions prises et à prendre par le conseil d’administration et l’assemblée générale des copropriétaires. Ils doivent donc s’engager à tout mettre en œuvre afin que s’instaure une véritable collaboration entre eux. n

 

* Selon un article paru en novembre 2016 dans Protégez-Vous.ca, 80 % des syndicats au Québec qui comptent moins de 20 unités n’ont pas de gestionnaire.